El llevar a cabo un adecuado control de la gestión contable de la empresa es algo esencial para mantener bajo control las cuentas de la sociedad, pero también para cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa. Para facilitar a los profesionales una correcta administración de su contabilidad, hoy en día se hace patente la necesidad de mantener la documentación del negocio digitalizada y almacenada adecuadamente. Esto se consigue gracias a los programas de contabilidad.
¿Qué son los programas de contabilidad?
Son un tipo de software informático dedicado a la contabilidad que sirven como un apoyo a los empresarios a la hora de gestionar las cuentas de su negocio y cumplir con los requisitos formales y legales que se requieren a las empresas de nuestro país. Los programas de contabilidad destinados a su uso en empresas españolas están desarrollados teniendo en cuenta la legislación vigente en el Plan General de Contabilidad (PGC). Muchos de ellos, están preparados para presentar los modelos y formularios directamente a la Agencia Tributaria y para generar de forma automática los libros de cuentas anuales que deben presentarse y legalizarse ante el Registro Mercantil.
Existen multitud de fabricantes de software de gestión para empresas que ofertan sus programas destinados a facilitar la organización de la contabilidad empresarial. Tanto programas de pago como gratuitos, locales o en la nube...
En la actualidad, numerosas empresas se han especializado en la integración de los sistemas ERP (Enterprise Resource Management), un software destinado a la gestión de los procesos en la empresa y que también integra funcionalidades como la gestión de la facturación, algo que permite llevar a cabo un seguimiento completo del negocio.
Ventajas de los programas de contabilidad
Los programas contables facilitan enormemente la realización de tareas que puedan resultar repetitivas para el encargado de llevar las cuentas de la empresa. Tradicionalmente se realizaban a mano, pero desde hace muchos años el proceso se ha automatizado no solo para facilitar y agilizar el trabajo, si no también para almacenar y asegurar que estos archivos, fundamentales para el desarrollo del negocio, se conserven a buen recaudo.
Estos programas automatizados son capaces de realizar cualquier cálculo aritmético, para obtener de forma rápida cálculos del IVA, resultados del trimestre y otros balances contables, de forma inequívoca y sin errores.
Otros de los beneficios que hallamos con los programas de contabilidad es que al escribir los asientos en el libro diario, estos se trasladan automáticamente al libro mayor. Gracias a esto tenemos la posibilidad de que los cálculos que aparezcan en cada libro contable sean exactos y no se produzcan extravíos de información o datos que hayan sido mal traspasados.
La similitud de estos programas de contabilidad hace que la migración de un sistema a otro sea muy fácil, cambiando tan solo aspectos básicos como la interfaz o diferentes funcionalidades.
Tipos de programas de contabilidad
Los desarrolladores ofrecen a los usuarios un amplio catálogo de programas de contabilidad para ayudarles con la correcta gestión de su negocio, atendiendo a las necesidades de su empresa.
Algunos de los programas de contabilidad incluyen diferentes tipos de funcionalidades que se adaptarán mejor a unos u otros empresarios. Por ejemplo, aquellos profesionales autónomos que estén inscritos en el régimen de estimación objetiva o por módulos no están obligados a llevar un seguimiento y registro de los libros contables, pero sí un registro de sus ingresos y gastos, por lo que una versión más básica de estos programas será más adecuada para llevar su contabilidad.
Para aquellas empresas que necesiten un programa completo de gestión contable, se ofrecen integraciones con módulos u otros programas que permiten adaptarse a diferentes actividades comerciales, aumentando el valor del producto. También existen paquetes cerrados que contienen un grupo concreto de funciones.
Programas de contabilidad gratis y de pago
Entre el software contable gratuito y el de pago no existen grandes diferencias. En los programas de contabilidad de pago se añaden algunas funcionalidades adicionales como la integración con otros programas o la posibilidad de obtener asistencia personalizada y actualizaciones constantes. Para aquellos emprendedores o PYMES que no dispongan de un capital demasiado elevado, existen programas de contabilidad gratuitos que les ayudarán a gestionar su contabilidad de forma eficiente.
Contasol es uno de los programas por excelencia por los que numerosos empresarios apuestan para llevar la gestión de las cuentas de su empresa, por ser muy completo y sobre todo, gratuito. Este software desarrollado por la empresa Delsol permite llevar un control exhaustivo sobre todos los documentos contables del negocio.
Otros programas como Contasimple o sevDesk ofrecen una gestión contable en la nube, algo que posee también sus cualidades particulares.
Programas de contabilidad en la nube y locales
Los programas de contabilidad locales se instalan en los servidores de la propia empresa y se pueden utilizar sin tener una conexión a Internet. Por otro lado, los programas contables que funcionan utilizando la computación en la nube requieren una conexión para poder utilizarlos. Estos se almacenan en los servidores del proveedor, sin almacenar datos ni ocupar espacio en los servidores de la empresa.
Los programas de contabilidad en la nube permiten que el usuario se despreocupe por su mantenimiento y actualizaciones, puesto que de ello se encarga el desarrollador del producto, no siendo así en el caso de los programas locales, por lo que la propia empresa se tendría que ocupar de que el software esté actualizado regularmente.
Un punto negativo de los programas de contabilidad en la nube es que este desarrollador almacena en sus servidores información privada de la empresa, algo que puede generar desconfianza. Aunque lo más común es que estas plataformas ofrezcan un sistema de seguridad informática muy avanzado, garantizando la privacidad del negocio.
Consejos a tener en cuenta para elegir el mejor programa de contabilidad para tu empresa
Para acertar con la elección de un programa de contabilidad, te recomendamos que no te fijes en primer lugar en su precio, si no en sus funcionalidades y en el tiempo que te permite ahorrar en la gestión de tu contabilidad. Tendrás que tener en cuenta aspectos como la envergadura de tu sistema empresarial, para analizar qué necesidades tiene, y poder escoger en consecuencia el software más adecuado. También tendrás que analizar factores técnicos como el sistema operativo que necesita el programa para poder funcionar en tus equipos informáticos, así como la necesidad de comprar una licencia o si requiere acceso a Internet para su utilización.
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