El presupuesto anual de la empresa es una herramienta de planificación y control que se utiliza para reflejar los objetivos de ventas de la organización y poder enfocar las estrategias empresariales hacia la consecución de estos propósitos.
Este documento nos ayudará a poder coordinar y gestionar de forma correcta todos los recursos económicos y financieros de la empresa a lo largo de un año. Además, también servirá a las organizaciones para poder dirigir de forma adecuada cada una de las áreas de la empresa con el fin de poder cumplir los objetivos planteados en el presupuesto anual.
Esta herramienta servirá para realizar una planificación de las operaciones de la empresa a lo largo de un año. En ella, se anotarán las estimaciones de los recursos necesarios para poder cumplir con dicha planificación. Dependiendo de las necesidades del negocio también pueden realizarse presupuestos de forma semestral o trimestral para poder acotar aún más en el tiempo la consecución de los objetivos fijados.
El presupuesto anual deberá determinar los ingresos que se desean obtener y los gastos que se van a generar. Estos datos deberán ser anotados de forma detallada y precisa para poder realizar una estimación lo más realista posible.
A lo largo del año, las empresas deberán revisar el presupuesto anual para evaluar si sus objetivos propuestos se están cumpliendo, y en caso de no ser así, poder detectar posibles errores en el planteamiento y realizar un reajuste de las estrategias empresariales para orientarlas hacia la consecución de los objetivos.
¿Cómo se realiza un presupuesto anual?
Análisis previo y establecimiento de objetivos
En primer lugar es esencial realizar un análisis previo de la situación económico-financiera de la empresa para poder proceder a definir los objetivos a alcanzar con el presupuesto anual. También se recomienda valorar las tendencias en ingresos y gastos de la empresa en los años anteriores, para tener una visión más objetiva sobre el futuro del negocio. Definir un monto límite para cada categoría de gastos será muy útil para tener una visión global del destino al que van a ir a parar las inversiones y lo que podrá aportar cada una de ellas.
Es importante establecer unas metas financieras que sean medibles y realistas, para fijar un objetivo real y alcanzable.
Estimación de ventas e ingresos
Para realizar una estimación lo más exacta posible de las futuras ventas e ingresos se deberán analizar diversas variables como la demanda estimada del producto o servicio, la situación del mercado, la competencia, el precio promedio de nuestro producto o servicio en el mercado y la capacidad de producción disponible que tenemos para sufragar la demanda. A partir de esta estimación, pueden surgir tres casuísticas diferentes: unas ventas e ingresos bajos, moderados o altos.
La finalidad de realizar un pronóstico de las ventas futuras es que se realice un análisis lo más fidedigno posible para poder tomar decisiones objetivas y diseñar estrategias que nos ayuden a conseguir los objetivos fijados en el presupuesto anual.
Presupuestar los costes fijos y variables
De la misma forma que se realiza un estudio sobre las ventas estimadas, en el presupuesto anual también deben incluirse los costes que se estima que se necesitarán sufragar para poder atender a la demanda.
En el presupuesto se deben incluir todos los gastos de la empresa, divididos entre costes fijos y costes variables. Es muy recomendable agruparlos por departamentos para poder tener una visión global de las necesidades de cada área de trabajo. También se anotarán los proyectos futuros en los que se contempla la realización de inversiones, y una partida dedicada a futuros imprevistos que puedan surgir.
Estimar el cash flow
El flujo de caja o cash flow es una de las herramientas básicas de la gestión contable y financiera, utilizada para planificar de forma eficiente el uso de los activos corrientes de la empresa. Gracias a su análisis podemos detectar a tiempo cualquier incumplimiento de las obligaciones de la empresa con sus proveedores, acreedores y terceras personas, además de identificar todos los activos ociosos que no estén generando ganancias.
Un cash flow positivo es indicativo de que la organización dispone de la financiación suficiente para poder realizar la operación que necesite, y de no ser así, identificar cuánto dinero se requeriría solicitar como financiación adicional.
La estimación del flujo de caja se puede realizar mediante un método indirecto o directo. En el primero, el cash flow se divide en tres categorías, que son el flujo operativo, de inversión y de financiamiento. Para poder realizar la estimación por este método se requiere contar con el balance general y el estado de resultados de los dos últimos años. Por otro lado, en el método directo se realiza la resta del efectivo recibido y los pagos en efectivo que se han emitido para obtener como resultado el efectivo neto procedente de la operación, el equivalente a la unidad neta con contabilidad de caja.
Determinar los recursos que necesita cada departamento
A cada área de trabajo de la empresa se le deberá asignar un presupuesto individualizado para poder realizar un control y seguimiento más exhaustivos de cada departamento. Gracias a este trabajo, se lograrán definir metas específicas que los empleados deberán cumplir para alcanzar los objetivos definidos por el presupuesto anual, fomentando su motivación y la asignación de responsabilidades para que puedan contribuir al logro de los objetivos preestablecidos.
Los jefes de área dispondrán de un mayor control sobre las acciones a realizar y les ayudará a tomar decisiones objetivas para guiar a su equipo.
Asignar un presupuesto a cada departamento de trabajo ayudará a consolidar una estructura organizacional y a analizar y evaluar indicadores esenciales como la productividad y la eficiencia por cada departamento, el uso de los recursos y la correcta consecución de las metas preestablecidas, estudiando qué acciones se están realizando para conseguirlo.
Ventajas de realizar un presupuesto anual de la empresa
El presupuesto anual es una herramienta contable esencial para que todas las empresas sean capaces de lograr sus objetivos anuales. Aporta numerosas ventajas que benefician al crecimiento de la organización, entre las cuáles se encuentran:
- Tener una visión de futuro del negocio basada en datos cuantificables y medibles
- Mejora de la planificación estratégica
- Permite la anticipación de posibles problemas de liquidez para buscar financiación a tiempo
- Facilita la comunicación interna y la cooperación entre los diferentes departamentos
- Su evaluación y control nos ayudan a detectar posibles desviaciones en el plan para poder corregir los errores y reconducir la estrategia a tiempo para lograr los objetivos propuestos
- Aporta una mayor eficiencia operativa
- Facilita la óptima gestión de los recursos empresariales, mediante una comparación periódica de los resultados reales obtenidos con los datos incluidos en presupuesto, para poder monitorizar si se están cumpliendo los objetivos marcados en el presupuesto anual
- Facilita un mejor control administrativo y contable
- Mejora la motivación de los empleados al trabajar para conseguir los objetivos planificados y ayuda a que los jefes de área tengan un mayor control sobre las acciones de su departamento
El presupuesto anual es un manual estratégico a seguir que facilitará la gestión interna de cualquier empresa. Además de establecer una serie de objetivos, le ayudará a planificar nuevas inversiones o acciones innovadoras.
Si estás interesado en mejorar la gestión de los recursos de tu empresa, en MADEMI te ayudaremos en la planificación de gestiones internas, elaborando todo tipo de estudios y análisis para realizar un presupuesto anual totalmente detallado y realista para que, de esta forma, tu organización tenga la capacidad de crecer mediante la consecución de las metas planteadas en esta herramienta. No dudes en contactar con nosotros para solicitar más información y descubrir lo que podemos hacer por tu empresa.